Hilfe – Musiker erkrankt! Was tun, wenn meine Band kurzfristig absagt?
Die Sängerin für die anstehende Trauung sagt zwei Tage vor der Hochzeit ab, weil sie Halsweh hat und keinen Ton rausbringt, der Schlagzeuger einer Band hat am Tag vor der Faschingsfeier einen Autounfall, die Band für den Maturaball muss kurzfristig absagen, weil die Musiker mit einer Grippe im Bett liegen?
Es ist der Albtraum jedes Veranstalters aber auch eines Musikers. Panik breitet sich aus, und man fragt sich, ob und wie die Veranstaltung trotzdem durchgeführt werden kann.
Auch Musiker werden krank!
Eines vorweg – auch Musiker sind nur Menschen. Und Menschen werden von Zeit zu Zeit krank. Kurzfristige Absagen sind äußerst ärgerlich, vor allem wenn man eine ganz bestimmte Liveband für die Veranstaltung ausgesucht hat. Hat man sich für eine bestimmte Sängerin mit einzigartigem Gesang schon über ein Jahr im Voraus gebucht und freut sich auf die Liveperformance, gilt dies umso mehr. Dennoch ist nichts zu machen – Krank sein sucht man sich nicht aus!
Was ist im Krankheitsfall von Musikern tun?
Generell sollte man zunächst ruhig bleiben – tief durchatmen ist angesagt. Es gibt immer Möglichkeiten, die Situation zu bewältigen!
Es ist wichtig, in solchen Situationen schnell zu handeln und sich auf eine Lösung zu konzentrieren, die die Qualität der Veranstaltung so weit wie möglich aufrechterhält. Die genaue Vorgehensweise hängt von der Art der Veranstaltung, dem Budget und den verfügbaren Ressourcen ab. Es ist immer ratsam, einen Plan B in der Hinterhand zu haben, um unvorhergesehene Umstände zu bewältigen.
Zunächst gilt es Vereinbarungen und Verträge zu durchforsten, die mit den Musikern für den Auftritt ausgehandelt wurden. Professionelle Bands verpflichten sich oft, selbst für musikalischen Ersatz im Krankheitsfall zu sorgen. Je kürzer der ungeplante Ausfall, umso schwerer kann es allerdings auch für die Musiker selbst sein, noch für Ersatz zu sorgen. Vor allem die Samstagstermine im Sommer sind bei den meisten guten Bands durchgehend voll.
Welche Möglichkeiten gibt es, Ersatzmusiker zu suchen?
Natürlich kann man zunächst mal andere Musiker kontaktieren. Bestehen bereits anderweitige Kontakte zur Musikszene, sollten diese genutzt werden. Die meisten Musiker kennen wiederum andere Musiker und Bands. Dies ist allerdings zeitaufwändig und kann viele Nerven kosten. In den Sommermonaten sind die Erfolgsaussichten damit generell eher bescheiden, adäquaten Ersatz zu finden.
Soziale Medien
Eine weitere Möglichkeit ist es, eine Ausschreibung in den sozialen Medien zu platzieren. Es bieten sich Facebook, Instagram und Twitter an. Dort kann man auch auf diverse Foren – zum Beispiel Hochzeitsforen – zurückgreifen.
Online-Plattformen
Vielversprechender ist die Suche auf einer Online-Plattform oder einer App, bei welcher jede Menge Musiker registriert sind. Eine beliebte Online-Plattform ist der Eventagent24. Dort kann man die Anforderungen und den Bedarf an Ersatzmusikern veröffentlichen. Durch die große Anzahl entsprechender Dienstleister ist die Wahrscheinlichkeit, kurzfristig noch fündig zu werden, um ein Vielfaches höher.
Playbacks oder Aufnahmen
Als Notvariante und allerletzte Möglichkeit bleibt in manchen Fällen, wie zum Beispiel bei einer kirchlichen Trauung, auf digitale Medien wie das Abspielen auf einer Bluetooth Box zurückzugreifen.
Verschieben der Veranstaltung
Eine Möglichkeit, die vermutlich nur für wenige Veranstaltungen Sinn macht, Hochzeiten und ähnliche Events, bei denen bereits Gäste geladen sind, können nicht so einfach verschoben werden.
Was tun, wenn man Ersatzmusiker gefunden hat?
Schnelle Kontaktaufnahme
Eine schnellstmögliche Kontaktaufnahme, am besten telefonisch ist unabdingbar. Schließlich sollte man es wissen, mit wem man es zu tun hat.
Details klären
Details der Veranstaltung gehören ehestmöglich abgeklärt. Am wichtigsten sind mal grundsätzliche Details wie Spielbeginn und -dauer. Auch der zeitliche Rahmen des Soundchecks und die Zahlungsmethode gehören abgesprochen. Bei bestimmten Veranstaltungen gehört auch das Outfit der Musiker abgesprochen. Auf einer Firmenfeier wird man sich vermutlich anders kleiden müssen als auf einem Open Air eines Stadtfestes. Weiters gehört besprochen, welches Equipment die Band mitbringt, steht ein Funkmikrofon ebenso zur Verfügung wie eine Beleuchtung für die Tanzfläche?
Beim Maturaball sollte die Band wissen, wann welche Einlagen geplant sind. Bei einer Hochzeit müssen die Musiker wissen, welcher Song für den Hochzeitstanz gewünscht wird. Gibt es No-Goes oder eine bevorzugte Musikrichtung des Brautpaares? Noch heikler wird es bei einer (kirchlichen) Trauung. Hier ist jeder Ablauf anders und es muss sichergestellt sein, dass sich die Wunschlieder des Brautpaares im Repertoire der Musiker befinden. Gegebenfalls müssen hier Abstriche gemacht werden – Flexibilität ist dann gefragt. Musiker haben schließlich kein unbegrenztes Programm! In dieser schwierigen Situation können auch Trauzeugen das Heft in die Hand nehmen. Die Braut wird es ihnen danken!
Fazit
Die Absage eines Musikers oder einer Band in letzter Minute kann stressig sein, aber mit Planung und Gelassenheit könnt ihr die Situation bewältigen. Denkt daran, dass es immer Möglichkeiten gibt, Ersatzmusiker und -bands zu finden und eure Veranstaltung trotzdem erfolgreich zu gestalten. Die Vorbereitung auf solche Eventualitäten kann euch helfen, solche Notfälle in Zukunft besser zu bewältigen. Bleibt flexibel und achtet darauf, dass alle Beteiligten gut informiert und vorbereitet sind, um die beste Performance zu gewährleisten.
Weiterführende Links
Hochzeitsands, Sängerinnen für die Trauung, Band für Abschlussball, Band für Maturaball, Band für Faschingsfeier, Mehr Aufträge als Musiker bekommen, Musikernetzwerk