Planen Sie Ihren Abschlussball / Abiball / Maturaball

Der Maturaball / Abschlussball: Glanzvoller Höhepunkt der Schullaufbahn

Egal ob Gymnasium, Handelsakademie, HTL oder Diplomlehrgang, das Ende der anstrengenden Schulzeit wird meist mit einem glamourösen Ball, dem Maturaball oder Abschlussball (Abiball) gefeiert. Das kann in Form einer edlen Galaveranstaltung in einem schönen Ballsaal sein - meistens während der Ballsaison - oder auch in Form eines stilvollen Schulfestes am Ende des Sommersemesters.

Damit der Ball zu einem Erfolg wird, müssen viele Dinge zusammenspielen und richtig organisiert werden. Die richtige Location für den Maturaball / Abschlussball, die passende Ballmusik (Band, Orchester, DJ…), Security, Dekoration, Fotografen usw. - alles das trägt zu einem erfolgreichen Ball bei. Daher ist auch die Wahl der richtigen, zuverlässigen Dienstleister für den Abschlussball von entscheidender Bedeutung.

Den Abschlussball / Maturaball planen - was ist zu beachten

Ganz am Anfang der Organisation eines Abschlussballes / Maturaballes steht die Bildung des Ballkomitees. Hier müssen die einzelnen Zuständigkeiten und Kompetenzen verteilt werden sowie Termine und Deadlines festgelegt werden. Ist das erfolgt kann mit der eigentlichen Planung des Balles begonnen werden. Dabei müssen folgende Punkte beachtet werden:

Die Planung eines Maturaballs oder Abschlussballes stellt ein aufregendes Projekt dar, das umfassende Organisation und Vorbereitung erfordert. Hier sind einige Schlüsselaspekte, die bei der Planung zu beachten sind:

Terminfindung und Vorlaufzeit
Frühzeitige Planung: Eine Vorlaufzeit von mindestens einem Jahr ist empfehlenswert, um alle Vorbereitungen treffen zu können.

Terminabstimmung: Ein Datum sollte so gewählt werden, dass es für die Mehrheit der Beteiligten, einschließlich Lehrkräfte und Studierende, geeignet ist.

Budgetierung

Kostenkalkulation: Eine detaillierte Aufstellung aller Kosten für den Veranstaltungsort, Catering, Musik, Dekoration, Sicherheit und Fotografie ist unerlässlich.
Finanzierung: Die Mittelbeschaffung kann durch Ticketverkauf, Sponsoring oder Fundraising erfolgen.

Location

Raumgröße: Der Veranstaltungsort muss ausreichend Platz für Gäste, Tanzfläche, Bühne und Catering bieten.
Verfügbarkeit: Die Verfügbarkeit des Ortes zum gewünschten Termin sollte frühzeitig gesichert werden.

Thema und Dekoration

Motto: Ein prägnantes Motto trägt dazu bei, den Abend besonders zu gestalten.
Dekoration: Die Dekoration sollte dem gewählten Motto entsprechen und eine festliche Stimmung erzeugen.

Catering und Getränke

Menüauswahl: Es ist zu entscheiden, ob es ein Dinner oder ein Buffet geben soll.
Getränke: Ein Pauschalangebot für Getränke kann in Betracht gezogen werden, wobei Altersbeschränkungen für Alkohol zu beachten sind.

Musik und Unterhaltung

Band oder DJ: Die Wahl zwischen einer Live-Band oder einem DJ hängt vom gewünschten Stil und Budget ab.
Programm: Zusätzliche Unterhaltungsangebote wie Shows oder Fotoboxen können das Erlebnis bereichern.

Einladungen und Tickets

Gestaltung: Einladungen und Tickets sollten dem Motto des Balls entsprechen.
Verkauf: Der Verkauf und die Verteilung von Tickets sollten rechtzeitig organisiert werden.

Dresscode

Kleiderordnung: Eine klare Kommunikation eines eventuellen Dresscodes ist wichtig.

Sicherheitskonzept

Sicherheitspersonal: Ausreichendes Sicherheitspersonal ist für die Veranstaltung vorzusehen.
Notfallplan: Ein Notfallplan für unvorhergesehene Ereignisse sollte ausgearbeitet werden.

Fotografie und Video

Erinnerungen festhalten: Die Buchung von professionellen Fotografen oder Videografen ist ratsam, um die Höhepunkte festzuhalten.

Logistik

Anfahrt und Parken: Die gute Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes und ausreichende Parkmöglichkeiten sind sicherzustellen.
Garderobe: Eine betreute Garderobe sollte eingerichtet werden.

Nachbereitung

Aufräumen: Zuständigkeiten für das Aufräumen nach dem Ball sind festzulegen.
Dankesworte: Ein Dank an alle Helfer und Teilnehmer sollte nicht vergessen werden.

Rechtliche Aspekte

Genehmigungen: Notwendige Genehmigungen für die Durchführung der Veranstaltung müssen eingeholt werden.
Versicherung: Die Notwendigkeit einer Veranstaltungsversicherung sollte geprüft werden.

Kommunikation

Informationsfluss: Ein regelmäßiges Update über den Stand der Planung ist für alle Beteiligten wichtig.
Ansprechpartner: Für die verschiedenen Bereiche der Planung sollten klare Zuständigkeiten definiert werden.

Die wichtigsten Dienstleister für den Maturaball / Abschlussball

Damit der Ball zu einem Erfolg wird kommt es vor allem darauf an, die richtigen Dienstleister zu wählen. Es empfehlenswert, sich rechtzeitig, idealerweise bereits in der Anfangsphase der Planung des Abschlussballes / Maturaballes, Angebot von verschiedenen Dienstleistern einzuholen. 

Vielleicht kennt man ja bereits Bands oder Fotografen, mit denen man schon in der Vergangenheit erfolgreich zusammengearbeitet hat. Dann kann man bei diesen Dienstleistern natürlich gleich anfragen und diese auch gleich fix buchen.

Sucht man in einem Bereich aber neue Dienstleister, sollte man sich auf jeden Fall immer mehrere Angebote einholen, um vergleichen zu können. Ganz wichtig dabei: nicht nur auf den Preis alleine achten, sondern auch die dafür gebotenen Leistungen und die Konditionen des Dienstleisters.

Hier eine Übersicht über die wichtigsten Dienstleister für Maturabälle:

Locations: Edles Palais, Veranstaltungsuentrum oder Stadthalle?

Musik / Bands: Tanzbands, Orchester, Jazzbands usw.

DJs: Für die Aftershow-Party oder einen eigenen DJ-Bereich am Maturaball / Abschlussball.

Showacsts: Als Mitternachtseinlage, Showeinlage zwischendurch oder als Attraktion in einem Nebensaal.

Foto / Video: Was wäre ein Abschlussball / Maturaball ohne Fotos oder ein Video zur Erinnerung?

Gastronomie: Catering für Speisen, Cocktailbars oder die Party danach.

Eventtechnik: Professionelle Ton- und Lichttechnik sowie Veranstaltungstechnik für Showeinlagen, Discobereiche usw.

Security: Damit der Ball sicher und geordnet über die Bühne geht - ab einer bestimmten Veranstaltungsgröße gesetzlich vorgeschrieben.

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Weiterführende Links

Welche Musik am Ball?